Funciones de la documentación

La documentación, como concepto generalizado, representa el conjunto de documentos recogidos para fines determinados.

• La selección: De documentos a partir de conocimientos lo más completos posible de cuanto existe, se está haciendo o va a producirse. Recoge, principalmente, documentos de tipo visual, auditivo o audiovisual.
• La identificación: De los documentos consiste en la aplicación de reglas de escritura y presentación gráficas, simples, normalizadas y unívocas con el fin de asegurar una mejor comunicación.
• El análisis documental: Es un conjunto de operaciones realizadas para representar el contenido de un documento de forma distinta al original, con el fin de facilitar la consulta o la búsqueda en una etapa posterior.
• El almacenamiento ("stockage"): Es la acumulación de documen­tos originales o reproducidos, introducidos en la memoria documental de modo que permitan las operaciones de recuperación y búsqueda funda­mentales para localización del contenido informativo.
• La difusión: De los documentos o de la información recogida y tratada y analizada. Tiene en cuenta el ejercicio de las técnicas de comu­nicación entre personas presentes o ausentes en tiempo y espacio.