Definición de Sistema

Un sistema es un conjunto de partes o elementos organizados y relacionados que interactúan entre sí para lograr un objetivo. Los sistemas reciben (entrada) datos, energía o materia del ambiente y proveen (salida) información, energía o materia.

Un sistema puede ser físico o concreto (una computadora, un televisor, un humano) o puede ser abstracto o conceptual (un software). Cada sistema existe dentro de otro más grande, por lo tanto un sistema puede estar formado por subsistemas y partes, y a la vez puede ser parte de un supersistema. 
Los sistemas tienen límites o fronteras, que los diferencian del ambiente. Ese límite puede ser físico (el gabinete de una computadora) o conceptual. Si hay algún intercambio entre el sistema y el ambiente a través de ese límite, el sistema es abierto, de lo contrario, el sistema es cerrado. El ambiente es el medio en externo que envuelve física o conceptualmente a un sistema. El sistema tiene interacción con el ambiente, del cual recibe entradas y al cual se le devuelven salidas. El ambiente también puede ser una amenaza para el sistema. 

Documentación

La documentación es una disciplina científica que trata de recopilar, almacenar, analizar y difundir información contenida en documentos de distinto tipo para hacerla accesible a cualquier persona que pueda necesitarla.

La Documentación es una disciplina instrumental, ya que sirve a todas las demás ciencias para localizar información  necesaria para el avance del conocimiento.

Tiene que ver con la Gestión del conocimiento, que es como utilizar cualquier clase de información y hacerla productiva o que dé el máximo beneficio, como si se tratara de otro bien económico.

Documentación de Sistemas

La Documentación de sistema consiste en un conjunto de información relacionada a un sistema determinado que explica las características técnicas, la funcionabilidad del sistema, la parte lógica, los diagramas de flujos, los programas, la naturaleza, capacidades del sistema y cómo usarlo, en otras palabras, la documentación de sistemas es el conjunto de información que nos dice qué hacen los sistemas, cómo lo hacen y para quién lo hacen.

En la mayoría de los sistemas, la documentación siempre es expresada en un carácter técnico por excelencia, indicando algoritmos de cómo realizar alguna acción, registrar transacciones, imprimir reportes; dependiendo de la naturaleza del sistema o su función.

También es necesario indicar que muchas veces no se le da el protagonismo que se merece, puesto que en la mayoría de los casos esta documentación es muy escasa o nula, debido  a la  construcción y modificación de los sistemas de forma acelerada, consecuencias de la dinámica empresarial o quizás, el problema se encuentre del lado de los desarrolladores, programadores y administradores del proyecto de sistema, ya que como parte equipo de proyecto conocen a fondo el sistema y obvian a los futuros operadores y/o administradores del sistema.

Funciones basicas de Windows 7

Ejemplo de la documentación de sistema en forma Audiovisual este Video explica de forma breve algunas de las ventajas que trae el nuevo sistema operativo Windows 7

Características de los Sistemas de Documentación

• Deben ser aprobados, firmados y fechados por las personas apropiadas y autorizadas, ningún documento puede ser cambiado sin autorización.
• El contenido de los mismos no puede ser ambiguo, el titulo, tipo y propósito deben estar establecidos claramente.
• Deben ser legibles.
• Sencillez, definir las especificaciones de todos los materiales, procesos tecnológicos, control y de las actividades relacionadas con la investigación.
• Seguridad, evitar errores.
• Eficiencia y efectividad, asegurar que todo el personal relacionado con la investigación sepa qué hacer y cuándo hacerlo.
• Los documentos deben estar donde se les necesita, usarse por lo quien los requiere sin modificaciones no autorizadas, y ser llenados veraz y oportunamente.

Tipos de Documentación

Documentación Manual: Este tipo de documentación se efectúa manualmente. Puede documentarse en papel o en algún medio magnético como disquete o CD. Se cuenta con apoyo de software para su confección, como un procesador de texto, planilla electrónica y programas graficadores. 

Ventajas

• Refleja historia.
• Muestra la evolución de la documentación en el tiempo.
• Más explicativa.
• Se adecúa a la cultura de la organización.
• No consume capacidad de procesamiento.

Desventajas

• Consume mucho esfuerzo en construirla.
• Documentación incompleta.
• Poca disposición para entregar información.
• Más lenta y sin actualizar.
• Errores de escritura 

Documentación Automática: En este tipo de documentación, existen software que documentan. Pero estos software no están disponibles para todas las plataformas, por lo que hay que revisar bien el ambiente en que se trabaja para ver si existe algún software de documentación compatible. Este tipo de documentación es muy útil para: 

• Cubicar o dimensionar (definir plazo y costo) de trabajos de mantención de software. Su utilización requiere de que el software a analizar haya sido desarrollado en base a alguna norma y, que esta norma haya sido respetada.
• Apoyar labores de auditoria y control. 

Ventajas

• Es inmediata y está siempre actualizada.
• Justo a lo requerido.
• No se encuentra sujeta a la disposición del personal.

Desventajas

• Consume recursos de Hardware.
• No siempre disponible, pues no hay disponibilidad para todas las plataformas.
• No es explicativa 

Funciones de la documentación

La documentación, como concepto generalizado, representa el conjunto de documentos recogidos para fines determinados.

• La selección: De documentos a partir de conocimientos lo más completos posible de cuanto existe, se está haciendo o va a producirse. Recoge, principalmente, documentos de tipo visual, auditivo o audiovisual.
• La identificación: De los documentos consiste en la aplicación de reglas de escritura y presentación gráficas, simples, normalizadas y unívocas con el fin de asegurar una mejor comunicación.
• El análisis documental: Es un conjunto de operaciones realizadas para representar el contenido de un documento de forma distinta al original, con el fin de facilitar la consulta o la búsqueda en una etapa posterior.
• El almacenamiento ("stockage"): Es la acumulación de documen­tos originales o reproducidos, introducidos en la memoria documental de modo que permitan las operaciones de recuperación y búsqueda funda­mentales para localización del contenido informativo.
• La difusión: De los documentos o de la información recogida y tratada y analizada. Tiene en cuenta el ejercicio de las técnicas de comu­nicación entre personas presentes o ausentes en tiempo y espacio.

Importancia de la Documentación de Sistemas

     La documentación de un sistema es esencial para proporcionar entendimiento de un a quien lo vaya a usar para mantenerlo, para permitir auditorias del mismo y para enseñar a los usuarios como interactuar con él y a los operadores y administradores como hacerlo funcionar.

     La documentación tiene una gran importancia dentro de una empresa, ya que esta ayuda a eliminar la posible dependencia que se pueda formar entre el proyecto realizado, y el ejecutor de éste. Para que toda aplicación tecnológica y todo servicio informático quede adecuadamente documentado, es necesario exigirle a quien lo diseñe y/o desarrolle (puede ser personal interno o un proveedor) que entregue dicha documentación obtenida a través del desarrollo del proyecto, de manera que otras personas relacionadas o autorizadas por la empresa accedan a los conocimientos necesarios para corregir errores, hacer ajustes, etc. La oposición que entregan los técnicos a la realización del proceso de documentación, se basa principalmente en los costos en que se incurre para su construcción y en el mayor plazo de entrega. Pero estas justificaciones no son posibles de sustentar en la realidad, ya que el mayor costo en que se incurre para documentar se recupera con creces en el futuro, especialmente cuando se ve enfrentado a un error del sistema o tener que efectuarle mantenimientos correctivos por mal uso.

Documentación de Sistemas: Estandarización y normalización

Estandarización

            Significa que los símbolos convencionales se usan en todos los diagramas de flujo para prescribir el sistema y que en la documentación se usen formas estandarizadas.

Ventajas De la Estandarización

- Ayuda al entrenamiento del nuevo personal dentro y fuera de la organización de Sistemas.

- Es útil para cualquiera que tenga la responsabilidad del mantenimiento de los sistemas.

- Ayuda a los analistas y diseñadores de sistemas trabajo de integración de  sistemas.

- Asegura que el sistema opere correctamente.

Normalización

        Es una actividad mediante la cual se aplican criterios preestablecidos a la realización de una actividad, Aún cuando las normas de documentación varían de una instalación a otra, es esencial que dentro de una organización, se utilice un solo método. El uso de procedimientos y documentación estandarizada proporciona la base de una comunicación clara y rápida, adiestramiento menos costoso del personal de sistemas, reducción de costos de almacenamiento